ジェミニドライブとは？
あらゆるファイルを自動でクラウドに保存し、検索とAiでの活用をサポートするアプリケーションサービス『GeminiDrive（ジェミニドライブ）』。
小さな手間から大きな課題まで、ファイル管理に関する課題を解決します。
最大の特徴は、PC/スマホ/スキャナ/FAXなど、
多様な入口からファイルを自動保存できる『マルチデバイス対応』で、
さらにGoogleのAI『Gemini』と連携
し、より高度な検索やデータ活用を可能にした、これから先の時代のドキュメントサービスであることです。
概要
Gemini Driveの基本的な動作
Gemini Driveのはたらき
利用シーンで見るGeminiDrive
さまざまなシーンで活躍するGeminiDrive。実際にどの様に利用されるかを動画で見てみましょう。
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利用シーン１「注文書の受付処理をGeminiで効率化！」ー 注文受付担当者「佐藤さん」のお話
注文書ファイルの仕分けと内容による整理が自動で出来るようになり業務効率が格段にアップした例です。
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利用シーン２「GeminiDriveで情報把握と企画展開の効率UP！」ー 企画部門リーダー「山田さん」のお話
大量に送られてくる資料を自動保存で集約し、AIのようやく機能を使って提案書の内容を効率的に把握することができた例です。
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利用シーン３「Geminiで情報整理の効率化とサービス品質の向上！」ー 医療機関の事務スタッフ「田中さん」のお話
封書や電子データでの引き渡しなど、提供方法が複数あってデータの一括保管が面倒だったファイルを自動保存で手間を掛けずに集め、 さらにAIで曖昧な条件でも書類を検索できるようになり対応時間の短縮につながった例です。
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利用シーン４「Geminiで情報収集とデータ運用の効率化！」ー イベント運営担当者の「高橋さん」のお話
アンケート用紙が複数の場所で収集され、それを更に一箇所に集めるとき、スキャナを入口として簡単にそれを実現し、その後のデータ解析にもAIが活躍して作業が楽になった例です。
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利用シーン５「Geminiで情報管理業務の効率化とその運用の簡略化！」ー 法務部門の担当者「中村さん」のお話
社内の文書をまとめるのにもGeminiDriveのアカウントに送るだけで一箇所に保存できて効率がよくなり、後から検索する際もキーワードだけでなくAiによるあいまい検索にも対応できるので目的のファイルが見つけやすくなった例です。
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利用シーン６「GeminiでFAXのデジタル化とその運用による業務全体の品質向上！」ー 製造業の品質管理担当者 「松本さん」のお話
メールとFAXの両方で現場に届く情報を、自動的に一つのGoogleドライブへ保存することが出来るので、業務が1箇所で済む利便さを生み、さらにデータとして残るので確実性も増した例です。
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利用シーン７「自動保存機能による書類収集とその検索にかかる手間の激減！」ー 教育機関の教授「林先生」のお話
メール添付で送られてくるファイルデータも、一つずつ開封してファイルを別の場所に保存するとそれだけで結構な時間が取られますが、GeminiDriveの機構で自動保存にした所、単純作業の手間がなくなり本来の仕事に時間を割けるようになった例です。
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利用シーン８「大量データの集約の簡素化と共有による負担軽減・業績UP！」ー 不動産業の営業担当「佐川さん」のお話
大量にメールで送られてくる情報を一旦全てGoogleドライブの指定フォルダに入れて、後からAIの力を借りて検索することで、わざわざ情報整理をする時間と手間を省略することができた例です。
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利用シーン９「コラボレーションの促進と管理業務の負担軽減、生成AIのアシストによる品質向上」ー 広告代理店のクリエイティブディレクター 「大森さん」のお話
今まで、異なる企業・チーム・団体の間でファイル共有するには何らかの同一アプリケーションのアカウントを持ってないとできなかったが、 誰もが持っているGmailアカウントで見れるGoogleのドライブで共有ができてコラボがうまく行った例です。
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利用シーン10「複数の異なる方法で提供される情報の管理負担の低減とその運用の効率化」ー 建設業のプロジェクトマネージャー「村田さん」のお話
現場スタッフのそれぞれの置かれた環境が違うせいで、メール・FAX・紙資料などバラバラのフォーマットで送られてきた情報を メールとFAXは自動転送して、紙資料はスキャンしてGeminiDriveに転送することで、一つの場所へまとめて保存し、さらにAI「Gemini」で要約された資料を短期間で把握し、仕事がうまく行った、と言う例です。
GeminiDrive＆デバイスソリューション
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GeminiDrive×ドキュメントスキャナ
紙に印刷された情報をデータ化するには「スキャナ」が必要です。ここでは、エプソン製ドキュメントスキャナとGeminiDriveがコラボし、機器が読み取った書類データを直接Googleドライブへ保存し、共有、およびGoogleのAI「Gemini」による活用を可能にします。
AIによるデータ内容の自動要約や自動整理、振り分けなどを実現し、今までにない成果がでます。 -
GeminiDrive×世界最小A3複合機
紙に印刷された情報をデータ化するには「スキャナ」が必要です。ここでは、エプソン製ドキュメントスキャナとGeminiDriveがコラボし、機器が読み取った書類データを直接Googleドライブへ保存し、共有、およびGoogleのAI「Gemini」による活用を可能にします。
AIによるデータ内容の自動要約や自動整理、振り分けなどを実現し、今までにない成果がでます。 -
GeminiDrive×ブラザー複合機
A4小型でも十分仕事に使えるブラザー製複合機に「GeminiDrive」がコラボした商品。スキャナで電子化した書類データやFAXで届いたドキュメントをGoogleドライブへ自動保存。さらにGoogleのAI「Gemini」で自動要約や自動整理、振り分けなどを実現します。
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GeminiDrive×スマホカメラ
スマートフォンのカメラもGeminiDriveへの入口になります。
スマホで撮った写真を送れば、予め許可されたユーザーの間で共有ができます。たとえば、仕事現場の画像を送ったり、店舗内の状況を写真にとって送ったり、動植物の観察写真を送ったりなどなど、使い方は無限大。さらにAI「Gemini」が画像を活用する未来もやってきます。
アプリケーションの基本的な機能
Gemini Driveが予め設定されたキーワードが含まれているファイルだけを指定の別フォルダに分けて保存します。検索対象はファイル名と文書内の文字情報です。
ファイル保存時通知機能
Gemini Driveが指定されたGoogleドライブの指定フォルダにファイルを保存した時に、「新規ファイルが保存された」ことをメールで自動的に通知する機能です。通知先は複数指定が可能です。
- ポイント01
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すぐに気づいて、すぐに対処できる効率の良さ
新規ファイルが届くとすぐにメールでお知らせしてくれます。メールにはファイルのアドレス（URL)が掲載されていて、すぐにスマホやパソコンでファイルを確認できます。
- ポイント02
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ファイルが届いたことを真っ先に知りたい時に◎
業務によって、PDFで届く情報を手早く確認して捌いたり、次の業務へ引き継いだり、届いたことに気づく事が大切な職場もあります。着信通知が必要な現場にはとても便利です。
ファイル振り分け保存機能
Gemini Driveが予め設定されたキーワードが含まれているファイルだけを指定の別フォルダに分けて保存します。検索対象はファイル名と文書内の文字情報です。
- ポイント01
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Googleの検索機能で自動的に振り分けます
フォルダにファイルが保存されたら、その情報を検索し、予め設定した条件にヒットするものだけを指定されたサブフォルダへ保存します。
- ポイント02
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PDFに書かれた文字も検索。GoogleのOCR活用
PDFファイルが持つ文字情報とGoogleの文字認識情報（OCR）により、より正確性の高い選別・振分けを実現しています。
機能・特徴
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サムネイル表示でPDFの中身が一目瞭然
サムネイル表示に対応
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キーワード検索に対応。（OCR）
キーワード検索に対応
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Googleアカウントがあれば社外共有も
設定次第で社外スタッフも閲覧可能
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クラウドだからデータが安全！
事故や故障でデータを失いません
AI『Gemini』連携＆Gemini Driveの効果
AI「Gemini」が貴方のデータを活かします！
「GeminiDrive」によってGoogleドライブへ保存されたファイルは、GoogleのAI「Gemini」で取り扱うことができます。
例えば、保存された書類を「翻訳」したり、内容を「要約」したり、関連性ごとに「区分け」したり、「加工」も将来的に可能になるでしょう。
Geminiはこれからさらなる発展が約束されたGoogleのサービスです。今後も「できること」が爆発的に増えていきます。
Geminiは自分のアカウントに「編集者」権限で共有されているGoogleドライブ内のファイルに対し、さまざまな作業を行うことができます。GoogleドライブのサイドパネルにGeminiを開いたり（画像左）Geminiのチャット画面の拡張機能（画像右）で使用します。
Gemini Driveの導入効果
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1.多様なデバイスやプラットフォームからのデータ収集を実現
課題
複数のデバイスやプラットフォームからのデータ収集は手間がかかり、効率的な管理が難しいです。
解決策
メールでファイルを送るだけで自動的にGoogleドライブに保存されるため、特定のデバイスやアカウント設定が不要となり、パソコン・タブレット・スマホ・複合機など、さまざまなデバイスからのデータ収集が簡単に行えます。
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2.紙の使用と管理の削減
課題
多くの企業や組織では、紙ベースの書類が依然として多く使用されており、保存や管理が煩雑です。
解決策
「Gemini Drive」を使うことで、紙の書類をスキャンして自動的にGoogleドライブに保存し、デジタル化することで紙の使用を大幅に削減します。これにより、保存スペースの確保や紙の紛失リスクを低減します。
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3. データのセキュリティとコンプライアンス
課題
書類の管理において、セキュリティの確保やコンプライアンスの遵守が難しい場合があります。
解決策
Googleの高度なセキュリティ機能と暗号化技術を利用することで、データの安全性を確保し、不正アクセスから保護します。また、アクセス権限の設定により、機密情報の漏洩リスクを低減します。
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4. 業務の効率化
課題
書類の手動管理や分類は時間と労力を要し、業務効率を低下させます。
解決策
自動保存やキーワードによるファイル振り分け機能を利用することで、手作業を減らし、書類の管理を効率化します。これにより、従業員はより重要な業務に集中することができます。
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5. テレワークやリモートワークの促進
課題
物理的なオフィスに依存する書類管理は、リモートワークの妨げとなります。
解決策
クラウド上に書類を保存することで、どこからでもアクセスが可能となり、テレワークやリモートワークをスムーズに行えるようになります。これにより、柔軟な働き方が推進されます。
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6. チーム内の情報共有とコラボレーションの向上
課題
チーム内での情報共有がスムーズに行えず、コラボレーションが阻害されることがあります。
解決策
共有フォルダを活用することで、チームメンバー間での情報共有が容易になり、コラボレーションが促進されます。これにより、プロジェクトの進行がスムーズになり、生産性が向上します。
利用例シーン
【注文書受付】注文書をPDFで受け付けている企業の利用シーン
注文書を「メール添付（PDF）」や「FAX」で受付けしている企業がこのアプリケーションを利用し、届いた注文書をPDFファイルのまま自動でGoogleドライブの指定先へ保存するようにしました。保存された注文書を担当者が仕分けして、商品の手配担当者向けのフォルダに移し、受注処理を行います。注文書PDFはそのままアーカイブにしておくこともできますし、不要なら削除することができます。
導入の結果･･･
- ポイント01
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ペーパーレスのままデータを取次いで担当者につなぐ
注文を紙ではなくPDFデータで受付けるようにしたところ「注文データの共有」が難しかったが、「Gemini Drive」を導入したことで「共有フォルダ」で受付と手配担当者へのデータ引き継ぎを容易にし、注文受付がペーパーレスのままスムーズに行なえるようになった。
- ポイント02
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テレワーク対応！担当者はどこからでもクラウド上の注文書を確認可能
PDFの保管先がクラウド環境の「Googleドライブ」なので、承認を受けているスタッフはインターネット経由でどこからでも保存されたファイルを確認可能に。テレワークなどでオフィスにいない担当者でも受注業務を行うことができるようになった。
【チーム】プロジェクト参加メンバーの共有フォルダとして
プロジェクトチーム間でデータファイルを共有する際に、メールで個別に配布していると削除したり行方不明になったり管理がうまくできないことがあります。そんな時、Googleドライブ上に自動で資料を保存・共有すれば、データは安全保存され、いつでもチームに必要な資料を見ることができます。
導入の結果･･･
- ポイント01
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ドメイン（＠xxx.com）が違うメンバーともデータ共有可能。
Googleドライブをベースとしているので、組織（ドメイン）が違うメンバーでも、Googleアカウントとして登録されていれば、「共有フォルダ」のデータを共有して閲覧・管理することができます。
- ポイント02
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複合機からのダイレクトスキャンでも保存可能。不要なデータは削除かアーカイブ。
紙媒体の資料を複合機でスキャンし、そのまま「共有フォルダ」に保存、チームの仲間に自動的に共有し、そのまま自動でメンバーが閲覧できるのでチーム間のデータ共有に手間がかかりません。不要なデータは削除したり別フォルダへアーカイブ保存できます。
【提出・収集】レポート提出先の共有フォルダとして
多数の提出者が存在するレポートの収集をメールで行う際、送られてくるメールを1通ずつ開封して添付ファイルをまとめるのは結構な手間です。そこで、ある特定のメールアドレスにPDFファイルを添付して送る、またはスキャンして送ると、自動的に添付ファイルだけを抽出し、指定のGoogleドライブの共有フォルダに保存される「PDF DOX」を利用しました。
導入の結果･･･
- ポイント01
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1通ずつメールを開封しなくてもレポートが一気に収集できる
「提出者」が指定されたアドレスへレポートファイルを送るだけで、自動的に指定したフォルダへ保存されます。提出者の手間も取らない上、収集する側も一つの「共有フォルダ」に提出物があつまるので、1通ずつメールを開ける面倒を省くことができます。
- ポイント02
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テキスト検索で提出者の名前やキーワードで検索。用途によりサブフォルダへ仕分けられます
共有フォルダへ保存されたファイルは、キーワード検索を使ってファイルを見つけることができます。また、収集した人がレポートの採点者の場合、内容を採点して、その結果毎にサブフォルダに振り分けて保存するなど、ワークフローの一環としても利用が可能です。
【系列店連携】小型複合機を活用した「現場」の書類管理を改革
店頭でお客様から預かった「申込書」や「証明書類」（身分証明書、健康保険証など）や、出入りする納品業者の「納品書」をスキャンし、Gemini Driveを通じて自動的にクラウドに保存します。そのデータには運営・管理本部などの担当部署のスタッフに共有され、複数の拠点のデータでも離れた場所の拠点でもデータ管理を簡単にひとまとめにできます。
導入の結果･･･
- ポイント01
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複雑なシステムを使わなくても簡単に複数の拠点から指定したフォルダに書類データを集められる
各店舗等の拠点から、専用のシステムを構築せずとも、複合機やパソコンなどメールで読み取った書類を送ることが出来る機器なら、たとえ拠点ごとに機種が異なっていても、一箇所のGoogleドライブフォルダに書類を簡単に集められるので、複数拠点の管理担当の方の負担がかなり軽減します。
- ポイント02
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PDFファイル以外でも活用可能。特別なアプリインストールや設定は不要です。
指定メールアドレスに送るだけでファイル保存が簡単に行えますので、特別な機材・アプリケーションのインストールは不要です。メールさえ送れれば対応できるので、多くの機器で利用が可能で、機器入れ替えや設置場所変更のたびにアプリケーション設定を行う必要はありません。
よくある質問（他サービスとの違い）
市場にはGoogleドライブにファイルを直接保存できる機能を持った複合機や他サービスがありますが、それらと「PDF DOX for Google」の特徴の違いをまとめました。
| 比較項目 |  |
競合他社サービス / 複合機 |
|---|---|---|
| 送信元の柔軟性 | メールが送信できるアカウント または機器から送信可能（複数可） |
事前に設定をした特定の機器から のみ送信可能（複数送信不可） |
| データ送信時のセキュリティ | メールと同じ動作だけなので サービスログイン等が不要で安全 |
送信機器に各々パスワード設定が 必要な為、管理に不安あり |
| バックアップ機能 | メール受信トレイに バックアップが必ず残る機構 |
バックアップ手段が限られる |
| 操作の簡単さ | ファイルを送るだけで自動保存 | 手動で設定入力し、 クラウドにアップロードが必要 |
| アクセス性 | Googleドライブ経由で どこからでもアクセス可能 |
アクセス可能な場所や方法が限定される |
| ファイル共有 | Googleドライブ経由を利用した簡単共有。 外部とも共有可能。 |
当該サービスアカウントに限定した共有。 共有プロセスが限定的。 |
GeminiDriveは、スキャンしたデータや撮影した画像、FAXで受信したファイルなどを自動でGoogleドライブの指定したフォルダに保存し、即座に関連するチームメンバーと共有します。これにより、情報の紛失リスクを減少させ、人為的なミスを防ぎながら、業務の効率化を図ることができます。
GeminiDriveはGoogleドライブを利用しているため、Googleの高いセキュリティ基準と暗号化技術が適用されます。これにより、保存されたデータの保護が保証され、不正アクセスからも守られます。また、ファイルの共有権限を細かく設定できるため、敏感な情報の漏洩リスクを低減します。
GeminiDrive によって保存されるファイルは、あらかじめ設定されたメンバー限定のフォルダに保管されますので、不特定多数に公開される心配はありません。送信されたファイルは、本サービスに割り当てられた専用のGoogleアカウントにのみアクセスされ、管理者だけが内容を確認できます。したがって、セキュリティやコンプライアンスの面でも安 心してご利用いただけます。
GeminiDriveの導入に特別なハードウェアやソフトウェアのインストールは必要ありません。ただし、ファイルデータの閲覧・編集にGoogleアカウントが必要で、インターネット接続が安定している環境での利用が推奨されます。それ以外は大きな要件は有りません。
多くの類似サービスでは、ファイルの転送や保存に際して複雑な設定が必要ですが、GeminiDriveは専用のメールアドレスにファイルを送信するだけで自動的に保存されるのでとても簡単です。また、Googleドライブの安全で強力なインフラを利用するため、デー タのセキュリティとアクセスの管理が他と比べてとても優れています。
通常、Googleドライブへのファイル保存にはGoogleアカウントでのログインが必須ですが、GeminiDriveでは特別なログイン操作なしに、メール送信だけで自動的にファイルをドライブに保存できます。これにより組織（ドメイン）内の人に限らず、組織外や異なるドメインの人々からも簡単にファイルを集めることが可能になります。
保存後のファイルは、Googleドライブの豊富な検索機能を活用して見つけることができます。ファイルのタイプ、含まれるキーワード、アイテムの名前、保存場所、更新日など、多岐にわたる条件での詳細検索が可能です。また、PDFの内容やファイル名も検索対象と なり、迅速な情報アクセスをサポートします。
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